Le secteur de l’événementiel a été bousculé en profondeur par la pandémie, et la grande majorité des événements (85% selon LinkedIn) se sont tenus à distance sur l’année 2020.
Cet écueil est devenu une aubaine pour le secteur événementiel, car le distanciel a permis de toucher une audience plus large, de découvrir de nouveaux formats de communication. Aujourd’hui, on estime que si le présentiel devrait reprendre ses droits à court terme avec la levée progressive des mesures sanitaires, la tenue d’événements hybrides va sans doute perdurer un moment : en effet, on estime que désormais environ 40% des événements se tiendront exclusivement à distance, et 25% seront hybrides, tenant à la fois du distanciel et du présenciel.
Dynamisez votre événement
Les limites d’une réunion classique sont décuplées par la visio : si votre réunion manque de pep’s pour les participants sur place, imaginez le résultat pour les participants à distance : ils risqueront de se déconnecter avant la fin. Partage de vidéos, temps ludiques avec des petits jeux de team building…. Aujourd’hui les solutions existent pour dynamiser vos réunions en ligne : pas question de proposer 2 heures de monologue en visio sans pause ! Proposez d’intercaler entre les interventions des moments de jeu, de réaction, des questions-réponses… cela vous permettra de capter l’attention de votre assemblée et de rendre l’événement interactif.
N’oubliez pas également que la concentration nécessaire pour suivre un événement à distance est plus importante que pour une réunion en présenciel. Aussi, les interventions doivent être plus courtes, plus espacées, pour mieux conserver l’attention des participants.
Pour résumer, nous vous conseillons d’en faire moins, mais mieux : moins d’interventions classiques pour une meilleure qualité globale de votre événement hybride. Encore une fois, il faut sortir des sentiers battus : après tout, en 2 ans nous en avons pris l’habitude, ne nous arrêtons pas en si bon chemin !
Faites participer vos visiteurs à distance
Avec des applications comme Klaxoon, vous pouvez permettre à vos visiteurs à distance de participer comme s’ils étaient dans la salle, de créer un lien entre les utilisateurs en distanciel et le groupe en présenciel. Klaxoon propose de réagir en direct à l’intervention qui est en train de se dérouler, en posant une question à l’orateur. Cette question est visible de tous les participants, qui peuvent la liker, y réfléchir, en attendant la réponse de l’orateur.
D’autres outils de vote, de sondage, de prise de parole à distance à l’aide d’un modérateur qui va annoncer la question sont également disponibles pour montrer à vos participants à distance que vous les avez pris en compte dans l’organisation de votre événement hybride.
N’oubliez pas les non-francophones dans votre préparation !
Avec un événement hybride, vous allez pouvoir rassembler le public déjà acquis à votre cause, mais vous avez la possibilité, avec la partie visio, de toucher un public plus large, dans le monde entier, et donc probablement non-francophone.
Il serait dommage de se priver de cette opportunité de vous faire connaitre auprès de cette nouvelle cible, c’est-ce pas?
Les solutions de RSI (remote simultaneous interpreting, interprétation simultanée à distance) se sont développées, les spécialistes se sont formés, et vous pouvez aujourd’hui, avec l’aide de votre agence de traduction et de son réseau d‘interprètes et de techniciens, proposer une traduction de votre événement à vos utilisateurs à distance.
Ces solutions permettent d’interpréter dans divers sens de langue, avec fluidité et tout en conservant l’expertise d’interprètes professionnels. L’interprétation est ainsi disponible à la fois dans la salle où se tient votre événement, mais aussi dans la plateforme de visio ou de streaming que vous utiliserez pour la partie de l’événement à distance.
Accessibilité : avez-vous pensé à l’interprétation à l’écrit ?
Enfin, vous pouvez toucher encore plus de monde en faisant sous-titrer en live votre événement hybride grâce à la vélotypie : cette profession méconnue du grand public il y a encore 2 ans permet aux personnes sourdes et malentendantes de prendre part aux événements publics en transmettant à l’écrit le discours parlé.
En associant interprétation et vélotypie, il est même possible de faire transcrire en direct en langue étrangère les discours prononcés.
Avec toutes ces clés, améliorer l’attractivité de votre événement n’a plus de secret pour vous !